HNPR-2015-16007

湘建〔2015〕124号

湖南省住房和城乡建设厅

关于进一步加强城建档案管理工作的通知

各市州住房和城乡建设局（建委、规划建设局）、规划局、城管局、公用事业局、市政管理局、房地产（住房保障）局：

为认真贯彻执行《中共中央办公厅、国务院办公厅印发<关于加强和改进新形势下档案工作的意见>的通知》（中办发〔2014〕15号）、《国务院办公厅关于加强城市地下管线建设管理的指导意见》（国办发〔2014〕27号）、《建设工程质量管理条例》（国务院令第279号）、《城市建设档案管理规定》（建设部令第90号）、《城市地下管线工程档案管理办法》《建设部令第136号》、住房城乡建设部《关于印发房屋建筑和市政基础设施工程竣工验收规定的通知》（建质〔2013〕171号）、《湖南省档案管理条例》等法律法规规定，进一步加强全省城建档案管理工作，现就相关事项通知如下：

一、城建档案作为城乡建设事业发展的真实记录，是促进城乡建设事业科学发展和落实建设工程质量终身制的重要依据，是党和国家工作中不可缺少的基础性工作。各级住房和城乡建设主管部门要把城建档案工作纳入到规划、建设、管理各个环节，纳入到本系统各部门和各单位的规范化管理和绩效考核范围。

二、上级住房和城乡建设主管部门的城建档案管理机构应加强对下级城建档案管理机构的指导。各级城建档案管理机构应加强对住房和城乡建设系统各行业管理部门、档案形成单位城建档案工作的服务和指导。

三、城建档案是指在城市规划、建设及其管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料，一般有纸质档案、电子档案和声像档案三种形式。各级城建档案管理机构重点管理在城市规划区内（含风景名胜区）所有新建、改建、扩建的建筑物、构筑物形成的各类建设工程档案。包括工业、民用建筑工程，市政、公用基础设施工程，交通基础设施工程，园林建设、风景名胜建设工程，市容环境卫生设施建设工程，城市防洪、抗震、人防工程，各种管线建设工程，军事工程（除军事禁区和军事管理区以外的穿越市区的地下管线走向和有关隐蔽工程的位置图）档案。

四、建设单位在工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，应对工程文件的套数、质量、移交时间等提出明确要求，监督、检查勘察、设计、施工、监理等单位工程文件的形成，收集和整理工程准备阶段文件和竣工验收文件。监理单位要协助建设单位督促、检查各施工单位工程文件材料的形成、积累和立卷归档。

五、建设单位在向有关部门申领办理建设工程规划许可证或施工许可证前，应与所在地城建档案管理机构签订《建设工程档案报送责任书》（见附件1），确定工程档案工作的负责人和经城建档案管理机构培训的档案从业人员，明确工程档案编制责任。

六、建设单位在组织工程竣工验收前，应提请所在地城建档案管理机构对工程档案进行预验收，预验收合格后，由城建档案管理机构出具《建设工程档案预验收意见书》（见附件2）。建设单位在取得《建设工程档案预验收意见书》后，方可组织建设工程竣工验收。住房和城乡建设（规划）行政主管部门在办理竣工验收备案时，应当查验《建设工程档案预验收意见书》。

七、建设工程竣工验收后，建设单位必须在三个月内向所在地城建档案管理机构报送一套符合要求的工程纸质档案原件、电子档案和声像档案，并申领《建设工程档案接收和移交证明书》（见附件3）。凡不按规定报送建设工程档案的单位，住房和城乡建设行政主管部门依照《建设工程质量管理条例》第59条规定处罚，不得被评为优质工程、人居环境奖等奖项，并按规定认定不良行为记录，向社会公布。

八、各级住房和城乡建设行政主管部门应加强村镇建设档案管理工作，要重点督促指导乡（镇）人民政府加强对村镇建设档案工作的组织领导，做好村镇规划档案、村镇建设工程档案、村镇房产档案、村镇历史资料的收集整理和集中保管利用工作。

九、各级城建档案管理机构应做好地下管线测绘探测普查成果的接收和利用工作，要建立地下管线综合管理信息系统。新建或改建的地下管线工程覆土前竣工测量成果和工程档案应及时报送城建档案管理机构，实行地下管线综合管理信息系统的动态更新。

十、住房和城乡建设系统各行业管理部门形成的业务管理和业务技术档案，凡具有永久保存价值的，在本单位保管使用一至五年后，按规定全部向城建档案管理机构移交；有长期保存价值的，由城建档案管理机构根据城市建设的需要选择接收。

十一、城乡房产权属档案是城建档案的重要组成部分。城乡房屋产权登记机构应当加强与城建档案管理机构的业务联系和信息沟通，实现档案信息共享。

十二、各级城建档案管理机构应对电子介质形式的城建档案进行异地备份保存，确保城建档案安全。

十三、《建设工程档案报送责任书》、《建设工程档案预验收意见书》和《建设工程档案接收和移交证明书》由湖南省住房和城乡建设厅统一规范。

十四、本通知自发布之日起30日后施行。

附件：1．建设工程档案报送责任书

2．建设工程档案预验收意见书

3．建设工程档案接收和移交证明书

湖南省住房和城乡建设厅

2015年8月25日

附件1

建设工程档案报送责任书

报送档案单位 :                             ( 以下简称甲方 )

责任人：                   电话：                       

资料员：                   电话：                       

接收档案单位 :       市、县城建档案馆 ( 室 )( 以下简称乙方 )

责任人：                   电话：                      

根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国城乡规划法》、《建设工程质量管理条例》、《科学技术档案工作条例》、《城市建设档案管理规定》、《城市地下管线工程档案管理办法》等法律、法规的规定，结合实际情况，为确保建设单位 ( 甲方 ) 在工程项目竣工验收合格后三个月内及时向乙方报送一套符合要求的建设工程档案，经甲乙双方协商一致，签订本责任书:

一、工程项目名称：                                  。

二、开竣工日期 

         年      月     日至        年     月      日。

三、甲方责任 

1.领取建设工程规划许可证或建设工程施工许可证前，向工程项目所在地城建档案管理机构登记，并签订责任书；

2.配备经城建档案管理机构培训取得合格证的档案资料员，及时收集积累、整理工程各环节的文件资料，并在工程竣工前及时通知乙方进行工程档案预验收。

3.在工程项目竣工验收合格后三个月内，向乙方报送一套完整真实的工程档案；地下管线工程应在竣工验收后15个工作日内，向乙方报送一套完整真实的工程档案；如遇特殊情况，应向乙方提出延期报送申请，经乙方批准后在延期内报送；

4.向城建档案管理机构报送的工程档案内容按             文件规定执行；报送的工程档案应是原件，内容应当真实、准确，文字整洁，图表清晰，签章手续完备，制作和书写材料利于长期保存，案卷归档整理符合《建设工程文件归档规范》GB/T50328-2004的规定。

四、乙方责任

1.按国家有关规定，对该项建设工程文件材料的形成、积累、整理、归档及其档案报送、移交工作进行阶段性的或应甲方要求进行现 场业务指导；

2.向甲方提供建设工程档案的专业培训、技术咨询及其相关的服务性工作；

3.收到甲方档案预验收申请后5个工作日内，对该项工程的档案进行预验收；

4.工程档案预验收合格后2个工作日内，出具档案预验收意见书；

5.接收该项建设工程档案后，确保档案安全保管和向甲方提供利用。

五、违约责任

根据《中华人民共和国城乡规划法》、《建设工程质量管理条例》等法律法规规定，甲方未按规定向乙方报送建设工程档案的，由乙方     责令改正，并处1万元以上10万元以下的罚款；对单位直接负责的主管人员和其他直接责任人员处单位罚款数额5%以上10%以下的罚款。

本责任书一式两份 , 甲乙双方各执一份 , 自签字之日起生效。

甲方单位 ( 盖章 ):                  乙方单位 ( 盖章 ):

单位负责人 ( 签字 ):                单位负责人 ( 签字 ):

年    月    日                      年    月    日

附件2

建设工程档案预验收意见书

监督注册号：

验收编号：

表格说明：

1．本意见书未经城建档案管理机构盖章无效；

2．本意见书不得涂改；

3．本意见书一式四份（市城建档案馆、建设单位、施工单位、建设工程竣工备案部门各一份）；

4．本意见书为组织单位建设工程竣工验收、办理建设工程竣工备案手续的必要认可文件，不作为其他用途凭证。

附件3

建设工程档案接收和移交证明书

编号：

说明：本证明书为城建档案管理机构接收城建档案的凭证，房产权属登记管理机构验证此证明书后办理产权证。