HNPR-2013-11009

 

 

 

 

湘司发〔2013〕87号

 

 

关于印发《湖南省公证质量评定办法》

和《湖南省公证质量检查办法》的通知

 

各市州司法局：

为进一步规范和统一全省公证质量检查标准，增强公证人员的质量意识和工作责任心，严格办证程序，根据《中华人民共和国公证法》、《公证程序规则》等相关规定，省厅研究制定了《湖南省公证质量评定办法》和《湖南省公证质量检查办法》，现印发给你们，请认真贯彻执行。

 

 

                             湖南省司法厅

                           2013年12月16日

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

湖南省司法厅办公室                2013年12月31日印发

 

湖南省公证质量评定办法

 

    第一条 为加强公证质量管理，规范公证质量评定标准，根据《中华人民共和国公证法》、司法部《公证程序规则》及有关规定，制定本办法。

    第二条 开展公证质量评定工作应当坚持依法、客观、公正的原则。        

第三条  公证质量评定通过查阅公证案卷进行。公证卷宗应当体现下列要求：

（一）公证事项真实、合法；

（二）证明材料真实、合法、充分；

（三）适用法律正确，办证程序符合《公证法》、《公证程序规则》及有关办证规则的规定；

（四）公证书的内容、表述、格式符合规定；

（五）公证书送达、公证收费、立卷归档符合规定；

（六）符合法律、法规、规章规定的其它要求。

第四条  公证质量评定分为四个等次，即优秀、合格、基本合格、不合格。

    第五条  公证卷宗质量评定采用百分制，按得分多少分为优秀、合格、基本合格、不合格等次：

   （一）90分以上为优秀；

   （二）80分以上不满90分为合格；

   （三）60分以上不满80分为基本合格；

   （四）不满60分为不合格。

    第六条  公证卷宗质量评定依照《湖南省公证卷宗一般项目质量检查评分标准》（见附件）执行。

第七条  公证机构质量评定按年度组织实施，依照受检公证机构若干公证卷宗质量评定的平均分，分别确定为公证质量优秀、合格、基本合格、不合格单位。

第八条  有下列情形之一的，公证卷宗认定为不合格，不予计分：       
    （一）没有公证申请表，或申请表无申请人或代理人签名；

    （二）没有告知记录；

 （三）公证事项应当审批而未经审批；

    （四）公证事项应由二人共同办理而没有共同办理，且承办公证员未亲自办理；

 （五）没有制作询问笔录；

    （六）应当录音、拍照、录像而没有音像资料；
    （七）办理具有强制执行效力的债权文书公证，不符合《公证程序规则》第三十九条的规定条件；

    （八）非执业公证员借用公证员签名章出具公证书，非涉外公证员借用涉外公证员签名章出具涉外或涉港、澳、台公证书；

    （九）公证书不符合定式或要素式格式要求；
    （十）公证书文字表述存在法律和逻辑错误，或者错别字较多，挖补、涂改严重，直接影响到公证书的使用；

    （十一）公证书适用法律错误，虽未导致被证明公证事项失实或发生歧义，但对当事人的利益产生了重大影响；
    (十二)公证书译文与原文主要内容不一致；  

    （十三）办理的公证事项违背公证执业区域规定；

    （十四）公证员办理的本人及近亲属或与本人及近亲属有利害关系的公证；

    （十五）无民事行为能力或限制民事行为能力的当事人没有监护人代理申办的公证；  

    （十六）应当由申请人亲自申办而未亲自申办的公证；

    （十七）公证当事人主体资格不符合规定的情形：

    1.申请人为自然人的，无居民身份证、户口簿、护照或者其它能够证明其身份的有效证件；

2.申请人为法人、其他组织的，无资格证明（营业执照、法人代码证、组织机构代码证、批准文件等）及法定代表人（负责人）身份证明；

3.委托代理申办公证的，无委托人的授权委托书或其他证明有代理权资格的文件及代理人身份证明；

4. 提交的证明材料依法必须履行批准、登记、认证验证或许可等手续而未履行；

（十八）公证事项缺少必备证明材料、证明材料难以证明申请公证事项的真实性、合法性或主要证明材料无法律效力且无法补充；

    （十九）申请人与申请公证的事项无利害关系；

（二十）公证事项违反法律、法规、规章或违背社会公德；

（二十一）公证书内容严重错误，违反法律、法规、政策及有关规定或与事实不符；

    （二十二）当事人虚构、隐瞒事实，或者提供虚假证明材料骗取的公证书；

    （二十三）公证员明知公证事项不真实或公证事项违法出具的公证书；

    （二十四）其他严重违反法律规定的情形。

    凡在公证卷宗检查中发现前款第（一）至（十二）项所列情形3例及以上的，其所在公证机构当年为公证质量不合格单位；发现2例的，其所在公证机构当年不能评定为公证质量合格单位；发现1例的，其所在公证机构当年不能评定为公证质量优秀单位。发现前款第（十三）至（二十一）项所列情形2例及以上的，其所在公证机构当年为公证质量不合格单位。发现前款第（二十二）至（二十四）项所列情形之一的，其所在公证机构当年为公证质量不合格单位。

    第九条 公证质量评定结果作为奖惩依据记入公证机构、公证员执业档案。

第十条 本办法由湖南省司法厅负责解释。

第十一条 本办法自发布之日起施行。

 

    附件：《湖南省公证卷宗一般项目质量检查评分标准》

 

 

 

附件：

 

 

湖南省公证卷宗一般项目质量检查评分标准

类别	序号	内 容	扣分	实际扣分
	1	申请表中申请人、代理人基本情况填写不齐全、不规范或填写错误	扣1分
	2	申请的公证事项没有填写、填写不齐全、不规范、或填写错误
	3	提交的证明材料名称没有填写、填写不齐全、不规范或填写错误	扣1分
	4	公证书用途填写不齐全、不规范或填写错误	扣1分
	5	申请日期填写不齐全或填写错误	扣1分
	6	申请表中其他应当填写的内容没有填写或填写错误	扣1分
	7	批量公证中，固定一方当事人年度内未提出至少一次概况性申请	扣1分
	8	未向申请人发送受理通知单或当事人、代理人未在受理通知单回执上签名（盖章或捺指印）	扣2分
公证事项审查（35 分）	9	缺少利害关系人、证人的身份证明	扣3分
	10	被证明的文书内容不完善，表述不准确，格式上存在缺陷。（如关键词字错误、含义模糊、内容矛盾、内容缺失等）	扣2分
	11	文书上的印鉴、签名（盖章或者捺指印）、时间等不齐全、不准确，而未提出补正修改意见的。（公证机构已将当事人拒绝补正、修改的情况记录注明的不扣分）	扣2分
	12	主要证明材料在格式、内容和证明主体等方面不符合要求	扣2分
	13	提交的被证明的文书原件或公证机构代拟（打印）的被证明文书，修改处未经当事人盖章、签名或者捺指印确认	扣2分
	14	从有关单位摘抄、复印的档案或其他书面证据材料，无提交材料单位核对并盖章或有关单位拒绝盖章的，调查取证人未签名或未注明证据材料来源	扣2分
	15	向当事人、公证事项利害关系人、证人或者有关单位、个人核实或收集有关公证事项的证明材料有瑕疵，但尚不影响公证书效力	扣2分
	16	采用现场勘验方式核实公证事项及其有关证明有瑕疵，但尚不影响公证书效力	扣2分
	17	委托专业机构或者专业人员对申请公证的文书或者公证事项的证明材料进行鉴定、检验检测、翻译有瑕疵，但尚不影响公证书效力	扣2分
	18	保全证据类公证中对保全的物证、书证及其他证据的保全方式有错误	扣3分
	19	合同协议类公证中合同条款不完备、内容不明确不具体，公证员未建议当事人修改完善	扣2分
	20	对当事人提供的证明材料有疑义，或者依照不同的公证事项办证规则应当进行实地核实，未进行核实或核实不当的	扣3分
	21	依程序规定应当预留当事人全部指印的，没有预留指印档案	扣2分
	22	现场监督类公证过程中未制作现场记录附卷	扣3分
	23	证明合同、协议、委托、遗嘱等相关法律文书，应当由法定代表人、当事人盖章、签名或捺指印而没有法定代表人、当事人签名或捺指印	扣3分
询问笔录制作（15分）	24	询问笔录不符合《公证程序规则》第二十九条第二款规定，应当载明的内容不全	扣2分
	25	询问笔录内容没有针对性，反映不出对公证事项及相关事实、证据进行核实的全过程	扣3分
	26	依照规定应告知当事人、公证事项利害关系人或证人享有的权利、承担的义务及法律责任或其它注意事项的，笔录上没有载明（以书面方式告知的除外）	扣3分
	27	询问笔录没有被询问人核对或宣读确认后签名、盖章或捺指印	扣3分
	28	询问笔录修改处没有被询问人盖章、签名或者捺指印认可	扣2分
	29	外出核实，制作的询问笔录只有一名公证员签名，无其他公证人员或见证人签名（核实、收集书证的除外）	扣2分
公证事项审批（5分）	30	无承办公证员拟制的公证书签发稿	扣2分
	31	公证书没有在受理后的15个工作日内出具。有特殊情况不能及时出具的，没有相应的说明材料附卷	扣1分
	32	公证事项审批不规范	扣1分
	33	经公证机构集体讨论后出证的，无书面记录	扣1分
公证书的内容与格式（16分）	34	公证书格式有瑕疵但不影响公证书效力	扣1分
	35	公证书用纸规格、打印格式或字体、字号不符合规定要求	扣1分
	36	公证书未使用简体汉字	扣1分
	37	公证书数字、日期不准确，但不影响公证书效力	扣1分
	38	公证书编号不符合规定	扣1分
	39	公证书落款名称或落款日期不规范	扣1分
	40	公证书译文或被证明对象译文有瑕疵，但不影响公证书效力	扣1分
	41	公证证词内容与实际情况（如签名、盖章、捺指印）不一致，或引用法律文件名称不准确、引用不完整	扣2分
	42	要素式公证书中申请公证事项与申请表中“公证事项”一栏不相一致，对申请公证事项活动的时间、地点及保全证据和现场监督过程叙述不具体、不准确	扣1分
	43	要素式公证书的公证事项使用不正确，或缺少必备要素	扣1分
	44	应当贴照片未贴照片	扣1分
	45	公证书漏盖公章或签名章	扣2分
	46	公证书有挖补涂改且修改处未加盖公证处校对章	扣1分
	47	公证书没有正确使用公证员签名章或公证处的印章和钢印	扣1分
公证书发放和领取（4分）	48	发送人、领取人没有签名（确实不能签名的未盖章或者捺指印）	扣1分
	49	发送方式、发送或领取地点及日期等事项填写不全，无送达或领取回执	扣1分
	50	委托他人领取的，没有提交委托书和有效身份证件（谈话笔录已记录指定代领人的除外）	扣1分
	51	需要邮寄送达的，未书面明示或询问笔录没有记载，邮寄凭证未粘贴附卷	扣1分
公证收费（5分）	52	无收费凭证附入卷宗	扣1分
	53	减免收费无审批手续	扣2分
	54	公证收费明显违反收费标准	扣2分
公证卷宗及归档情况（10分）	55	无公证书	扣2分
	56	卷宗封面内容填写不全或不符合规定要求	扣1分
	57	卷内证据材料为复印件，未注明复印件与原件相符，无核对人签名	扣1分
	58	卷宗内各类文书装订顺序有误，或该附卷的材料没有附卷，不该附卷的材料附卷	扣1分
	59	备考表填写不完整	扣1分
	60	公证事项办结后未在3个月内归档	扣1分
	61	公证事项及档案保管期限划分不准确	扣1分
	62	立卷人或检查人没有在卷宗上签名或盖章	扣1分
	63	封底没有封签	扣1分
总计扣分

说明：公证质量检查评定实行个案评分法。以公证卷宗单卷检查满分100分为标准，检查时对个案存在的问题，根据对照表的扣分值要求进行逐项扣分，但所扣分值之和不超过该项总分值。

湖南省公证质量检查办法

 

    第一条 为规范公证质量检查行为，保障公证质量检查效果，促进公证机构和公证员依法执业，根据《中华人民共和国公证法》及有关规定，制定本办法。

第二条 公证质量检查是指司法行政机关依照法律、法规、规章的规定和工作职责，对公证行为进行检查、评定的活动。

第三条 各级司法行政机关在辖区内开展公证质量检查工作，适用本办法。

公证机构对公证员的公证质量检查参照本办法执行。

省级公证质量检查可以由省司法厅与省公证协会共同组织实施，也可以委托省公证协会组织实施。

    第四条 公证质量检查的内容与标准按照《湖南省公证质量评定办法》执行。  

    第五条 公证质量检查分为定期检查和不定期检查。

    省司法厅、市（州）司法局、县（市）司法局分别于每年、每半年、每季度对所辖公证机构办证质量进行一次案卷检查。公证机构每季度进行一次案卷评查。

    各级司法行政机关可根据需要，随时对所辖公证机构进行质量检查。

    第六条 公证质量检查采用全面检查、专项检查、随机抽查、个案调查等形式。在查阅案卷之外，还可采取询问承办人和审批人及其他有关人员等方法。

    第七条 县（市）司法局对受检公证机构公证卷宗检查数量每次不得少于30本。

    市（州）司法局对受检公证机构公证卷宗检查数量每次不得少于20本，且需涵盖受检公证机构办理的各类型公证事项。

    省司法厅对受检公证机构公证卷宗检查数量每次不得少于10本。

    第八条 公证质量检查应当按下列程序进行：

    （一）检查人员填写公证卷宗质量检查登记表（见附件）。

    检查人员对质量认定存在疑议的，应提交检查组集体讨论后确定。

    （二）检查结束后，组织检查的单位应当写出质量检查报告，并在规定时间内报上一级司法行政机关。

    报告内容包括：检查的基本情况；存在的主要质量问题；错证、假证及其他不合格公证事项的统计情况；质量等次的评定结果，造成质量问题的原因及改进措施，追责情况等。

    （三）公证质量检查中发现不合格的公证事项，司法行政机关应当向相关公证机构和公证员发出整改通知书。相关公证机构和公证员必须在整改通知书规定的时限内进行整改，并将整改情况上报司法行政机关。

    公证质量问题符合执业惩戒条件的，由司法行政机关或公证协会依法对公证机构或者公证员给予行政处罚或行业惩戒。

    第九条 省司法厅按年度对各级司法行政机关的公证质量检查情况进行综合分析，并予以通报。

    第十条 各地应当将公证质量检查结果及奖惩情况记入公证机构、公证员执业档案，并作为公证机构、公证员执业年度考核以及推荐评选优秀公证处、优秀公证员的依据。

    第十一条 本办法由省司法厅负责解释。

    第十二条 本办法自发布之日起施行。

 

    附件：公证卷宗质量检查登记表

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

附件：

公证卷宗质量检查登记表
被检查单位
公证事项名称		公证书编号
承办公证员		审批人员
存在的 质量问题
整改意见
整改时限
评分结果
备注
检查单位：                                      检查日期：

检查人员签字：