湖南省水库移民开发管理局

关于印发《湖南省大中型水库移民安置档案

管理暂行办法》的通知

湘移发〔2013〕2号

HNPR—2013—66005

 

各市州、县市区移民局（办）：

　　现将《湖南省大中型水库移民安置档案管理暂行办法》印发给你们，请认真遵照执行。

　　湖南省水库移民开发管理局  

　　2013年2月1日

 

湖南省大中型水库移民安置档案管理暂行办法

 

第一章　　总　　　　则

 

　　第一条　　为规范全省大中型水库移民安置档案管理工作，根据《中华人民共和国档案法》、《水利水电工程移民安置档案管理办法》（档发〔2012〕4号）的有关规定，结合我省移民安置工作实际，制定本办法。

　　第二条　　本办法适用于我省行政区域内的大中型水库移民安置档案管理工作。

　　第三条　　本办法所称移民安置档案指在移民安置前期工作、实施管理和验收等工作中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录。

　　第四条　　移民安置档案管理工作是一项基础性工作，是大中型水库移民安置工作的重要组成部分,应与移民安置工作同步进行，做到同部署、同实施、同检查、同验收。

　　第五条　　各级移民管理机构要建立健全移民安置档案管理制度和专人负责制度。有移民安置工作任务的乡（镇）要有专人或兼职负责移民安置档案工作，采用电子档案与纸质档案同步管理技术，实现档案管理的现代化。

　　第六条　　移民安置档案是移民管理最原始、最直接的凭证和依据,是移民管理、项目维护、工作查考以及处理移民纠纷的重要依据，任何单位和个人不得以任何借口拒绝将移民安置档案归档或占为己有。

 

第二章　　管理与职责

 

　　第七条　　移民安置档案管理工作按照“统一领导、分级管理、县为基础、项目法人参与”的原则进行。

　　省、市、县移民管理机构负责本行政区域内大中型水库移民安置档案工作的管理、监督，并做好本级移民安置档案管理工作。

　　各级移民管理机构的移民安置档案工作接受同级档案行政管理部门的指导和监督。

　　第八条　　各有关部门应建立健全移民安置档案收集、整理、保管、移交、鉴定、利用、销毁和保密等规章制度，落实岗位责任制。

　　第九条　　各级移民管理机构要定期组织开展移民安置档案人员的业务培训，使其具备相应的专业知识和业务能力。

　　第十条　　项目法人、参与移民工作相关行业主管部门要按工作职责及相关要求加强对移民安置档案工作的指导，做好各自档案管理工作，并按规定向移民主管部门或其他相关部门移交相关档案。

 

第三章　　分类与归档

 

　　第十一条　　移民安置档案主要包括移民安置文书档案、规划设计档案、移民安置户档案、移民安置建设工程项目档案、移民安置资金财务档案等。

　　第十二条　　移民安置文书档案是指涉及移民安置工作的相关行政主管部门和有关单位在贯彻和制定移民安置政策、开展移民安置工作中形成的管理性文件材料。主要包括以下内容：

　　（一）移民安置工作的法规、规章制度、政策规定、管理办法、标准等政策法律依据；

　　（二）移民安置规划设计文件的论证、审查、审批（核准）意见等文字材料；

　　（三）移民安置工作相关协议、项目资金年度计划、工作总结、会议记录、纪要、简报等文字材料；

　　（四）有关移民安置工作的通知、报告；

　　（五）移民安置工作稽察形成的有关文字材料；

　　（六）移民资金管理、使用、审计等形成的文字材料。

　　移民文书档案由各级移民主管部门和有关部门、单位按各自职责负责建立，按照《机关档案工作业务建设规范》（国档〔1987〕27号）要求逐件整理。

　　第十三条　　移民安置规划设计档案是指勘察设计单位提出的在移民安置工作中形成的各种专业技术文字材料。主要包括以下内容：

　　（一）淹没实物调查细则、工作大纲、调查成果报告；

　　（二）移民安置规划大纲、移民安置规划、移民安置规划调整报告；

　　（三）移民安置城集镇、专项复改建、防护工程等勘测设计及变更设计文件；

　　（四）水库界桩、库区和纽枢工程占地地类地型测量图；

　　（五）地质勘察等形成的成果和资料。

　　移民安置规划设计档案由各级移民主管部门按照《机关档案工作业务建设规范》（国档〔1987〕27号）或《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB／T11822—2008）的规定整理。

　　第十四条　　移民安置户档案是指水库工程建设对农村移民、城镇移民进行实物指标调查、生产生活安置和补偿补助等过程中形成的文字材料。主要包括以下内容：

　　（一）实物指标调查签字确认材料；

　　（二）安置协议、补偿户卡和销号材料；

　　（三）安置前后的房屋产权、土地和山林使用权证等证明性材料；

　　（四）家庭成员相关材料等。

　　移民安置户档案应当依据实物指标调查材料和占地移民实物补偿调查材料，按户整理立卷。

　　外迁移民迁出前有关档案材料由迁出地移民管理机构收集，将复制件交迁入地移民管理机构保存。迁出后形成的有关档案资料由迁入地移民管理机构收集，将复制件交迁出地移民管理机构保存。

　　第十五条　　移民安置建设工程项目档案是指因水库建设影响需对城（集）镇基础设施、专业设施等进行迁（复）建，以及防护工程、库底清理等项目建设过程中形成的文字材料。主要包括以下内容：

　　（一）单项设计文件及变更设计文件和批复文件等资料；

　　（二）招投标文件及有关协议等资料；

　　（三）竣工决算审计和验收等相关资料。

　　移民安置建设工程项目档案由项目建设单位按《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA／T28—2002）或《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB／T11822—2008）或相关行业的有关规定整理。

　　第十六条　　移民安置资金财务档案是指各级移民项目实施部分在移民资金管理、使用过程中形成的会计核算专业材料。主要包括：

　　(一)会计原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证材料；

　　（二）会计总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿资料；

　　（三）财务年度报告、包括会计报表、附表、附注及文字说明、其他财务报告等会计核算专业资料。

　　移民安置资金财务档案由管理和使用移民安置资金的有关部门和单位按照财务管理档案内容分类管理，其中资金管理文件资料按《机关档案工作业务建设规范》整理。会计档案按照财政部、国家档案局颁发的《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32号）和《会计档案卷格式》（DA／T39—2008）整理。

　　第十七条　　移民安置过程中形成的非纸质文件资料主要包括移民安置工作中形成的声像、实物档案和电子档案。

　　声像和实物档案按接收的顺序排列、编号，编制保管单位目录，附文字说明一并归档。有关移民户淹没实物和生产、生活状况的影像资料应放入分户档案一并归档。

　　照片按《照片档案管理规范》（GB／T11821—2002）整理。

　　电子档案应存入光盘、磁盘等较稳定的载体中保存，按《电子文件归档与管理规范》（GB／ T18894—2002）的有关规定整理。有纸质档案的电子文档应标注纸质档案所在位置。

　　声像、电子档案由各形成单位收集、整理和保管，其中电子档案要制作备份向地方国家综合档案馆移交。实物档案应在获得实物三个月内向本单位移交。

　　第十八条　　移民安置档案收集整理应遵循维护档案资料原貌，保持文件资料之间的有机联系和成套性特点，便于保管和利用的原则。归档文件资料应以水库和项目为单位进行整理，不同项目的文件资料应分类标识、分别组卷。

　　第十九条　　移民工作文件资料的归档，应当齐全、完整、准确、真实，书写工整，载体材料质量优良，严禁使用圆珠笔、红墨水、铅笔书写或签署文件。

　　第二十条　　归档的纸质文件资料应为原件，且字迹工整、印制清晰、签章完备、日期等标识完整，载体材料符合耐久性要求。无法获取原件用复制件归档的，应标明所保存原件的单位名称。以上文档同步制成电子文档，载有原件档案收藏单位印章标记或者其法定代表人签名的档案复制件，具有与档案原件同等效力。

　　第二十一条　　移民安置档案的保管期限依据保存价值分为永久、30年、10年。具体参照《大中型水库移民安置归档范围与保管期限表》（见附件）。

 

第四章　　档案验收与移交

 

　　第二十二条　　移民安置档案验收是大中型水库移民安置验收的重要组成部分。移民安置竣工验收应安排有关档案管理人员参加。移民安置档案验收的主要意见和结论应写入移民安置验收报告。

　　凡移民安置档案验收不合格的，不得通过移民安置竣工验收。

　　第二十三条　　设计、监理、监督评估等单位产生的文件资料，由产生单位在移民安置档案验收前完成归档工作，并纳入验收范围。在移民安置档案通过验收后，设计、监理、监督评估等单位应按规定移交给同级移民主管部门和项目法人，交接各方应认真履行交接手续。

　　第二十四条　　移民安置档案属于国家所有的档案，各级移民管理机构应当按照下列规定向有关档案馆移交。

　　（一）有移民安置工作任务的乡（镇）形成和接收的档案，应在移民安置工作任务完成后三个月内向县级移民管理机构移交；

　　（二）县级及以上移民管理机构形成和接收的档案，应自档案形成之日起满十年向同级国家综合档案馆移交；

　　（三）省级移民管理机构形成和接收的档案，应自档案形成之日起满十五年，向省级综合档案馆移交。

　　第二十五条　　移民安置档案移交时，交接双方应办理交接手续，认真核对目录与实物的，双方经手人、负责人在交接清单上签字，并加盖单位公章。

 

第五章　　档案的利用与保管

 

　　第二十六条　　移民安置档案查阅时须填写查阅登记表，办理查阅手续；原件原则上不能借出档案室，特殊情况须经主管领导签字同意、办理登记手续后方可借出。所借档案须在3个工作日内归还。确需延期借阅的，须办理续借手续。

　　第二十七条　　档案利用人对所查借阅、复制的档案负有安全、保密责任，不得遗失、泄漏、污损、涂改、勾画、拆散、抽换档案，严禁转借或将档案擅自带出单位。否则，依据《中华人民共和国档案法》的有关规定对相关责任人进行处理。

　　第二十八条　　移民安置档案保管单位应定期对已超过保管期限的档案进行鉴定。鉴定档案应在本单位综合部门负责人的主持下，由档案部门和有关业务部门组成鉴定小组共同进行，并提出鉴定报告，对确无保存价值的档案登记造册，经分管领导批准后销毁。未经鉴定和批准，不得私自销毁任何档案。销毁档案，应到国家指定场所进行监销，并由2名监销人员在销毁清册上签字。销毁清册应归档保存。

 

第六章　　考核与追责

 

　　第二十九条　　各级移民管理机构应将移民安置档案管理工作纳入绩效评估体系，对先进单位和个人，给予表彰奖励。

　　第三十条　　有下列行为之一的，由县级以上移民管理机构或提请有关部门，根据情节轻重和危害程度，对直接责任者和有关人员给予行政处分，构成犯罪的，依法追究刑事责任。

　　（一）将移民安置工作中形成的应归档的文件资料据为己有，拒绝归档的；

　　（二）不按规定移交移民安置档案的；

　　（三）损毁、丢失或擅自销毁移民安置档案的；

　　（四）涂改、伪造移民安置档案的；

　　（五）违反保密规定擅自提供、抄录或公布密级移民安置档案的；

　　（六）玩忽职守，造成移民安置档案损失的。

 

第七章　　附　　　　则

 

　　第三十一条　　湖南省小型水库移民安置档案管理工作可参照本办法执行。

　　第三十二条　　本办法由湖南省水库移民开发管理局负责解释。

　　第三十三条　　本办法自印发之日起30日后施行。

　　（附件略）